เคล็ดลับในการทำ Tool Box Talk ให้ดีขึ้น

ถึงแม้คุณจะไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย แต่หากคุณอยู่ในองค์กรที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยในการทำงาน คุณอาจมีโอกาสที่จะถูกมอบหมายให้รับผิดชอบในการทำ Tool Box Talk แม้คุณอาจไม่คล่องแคล่วหรือไม่ถนัดในการพูดในที่สาธารณะ อย่ากังวล เพราะวันนี้เราจะแบ่งปันเคล็ดลับที่จะทำให้การทำ Tool Box Talk เป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ

Tool Box Talk คืออะไร

เมื่อพูดถึง Tool Box Talk หลายคนอาจจะยังไม่เข้าใจว่าคืออะไร
หรือบางครั้งอาจจะคุ้นกับคำว่า Morning Talk หรือ KYT มากกว่า แต่ที่จริงแล้ว

Tool Box Talk เป็นการพูดคุยหรือปรึกษาเกี่ยวกับงานที่จะทำในวันนั้นหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เน้นการแสดงขั้นตอนการทำงานและความรับผิดชอบในการดำเนินงานอย่างปลอดภัย รวมถึงการพูดถึงความเสี่ยงและวิธีการป้องกัน โดยทั่วไปแล้ว เป็นหัวหน้างานที่มีหน้าที่เป็นผู้พูดในกิจกรรมนี้

Morning Talk เป็นการแลกเปลี่ยนข่าวสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและการทำงานทั่วไปในแผนก จะเน้นความกระชับและเข้าถึงง่าย เรื่องที่อาจถูกพูดถึงได้รวมถึงเหตุการณ์อุบัติเหตุที่เกิดขึ้นก่อนหน้าหรือข่าวสารที่สำคัญเกี่ยวกับความปลอดภัย ในกิจกรรมนี้ ไม่จำเป็นต้องมีหัวหน้างานเป็นผู้พูด แต่สมาชิกในทีมสามารถสลับหมุนเวียนในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์

ดังนั้น สำหรับ Tool Box Talk เน้นความระมัดระวังและความปลอดภัยในการทำงาน ในขณะที่ Morning Talk เน้นการแลกเปลี่ยนข้อมูลและการเชื่อมโยงกับความปลอดภัยและงานทั่วไปในแผนกของทีมงานของคุณได้อย่างชัดเจน

เคล็ดลับในการทำ Tool Box Talk ด้านความปลอดภัยให้ดีขึ้น

เคล็ดลับในการทำ Tool Box Talk ที่ดีต่อหน้ากลุ่มคนจำนวนมากความสำเร็จของผู้นำเสนอมักจะขึ้นอยู่กับกระบวนการเตรียมตัวและวิธีปฏิบัติตัวในการนำเสนอต่อไปนี้คือวิธีที่จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมมากขึ้นสำหรับการทำ Tool Box Talk ด้านความปลอดภัย

• เตรียมตัวล่วงหน้า

เตรียมตัวดีมีชัยไปกว่าครึ่ง หากรู้ว่าเมื่อใดที่คุณต้องพูดให้วางแผนล่วงหน้าค้นหาหัวข้อที่จะทำ Tool Box Talk ไว้ล่วงหน้าแล้วอ่านทบทวนลองคิดดูว่าคุณจะปรับแต่งให้เหมาะกับงานหรือไซต์งานของคุณได้อย่างไรผู้ฟังสามารถบอกได้ว่าเมื่อใดที่ผู้นำเสนอไม่พร้อมหากคุณมีเวลาเตรียมความพร้อมก่อนที่จะทำ Tool Box Talk จะทำให้การพูดของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและผ่านไปได้ด้วยดี

• ค้นหาหัวข้อด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับงานในฝ่าย

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการนั่งฟัง Tool Box Talk ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำอยู่ การทำ Tool box Talk มีจุดประสงค์เน้นในการสื่อสารข้อความที่เกี่ยวข้องกับประเภทของงานที่ทำอยู่ในปัจจุบัน แต่หากคุณพูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ฟังคุณก็จะเสียเวลาอันมีค่าไปโดยเปล่าประโยชน์

• รู้จักผู้รับฟังของคุณ

วิธีที่คุณเตรียมตัวสำหรับการพูด Tool Box Talk กับบุคคลระดับผู้บริหาร หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน จะมีแตกต่างจากวิธีที่คุณเตรียมตัวสำหรับการพูดคุยแบบประจำวัน สำหรับคนทำงานภาคสนาม (ภาคปฏิบัติ) สิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงในการทำ Tool Box Talk ที่ดี คือการใช้ภาษาที่ผู้ชมของคุณเข้าใจโดยง่าย

อย่าพยายามอวดคำพูดที่เข้าใจยากในขณะพูดคุยกับคนที่ปฏิบัติงานภาคสนาม ให้พูดคุยกับพวกเขาในระดับที่พวกเขาสามารถเข้าใจได้ทันทีซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องระวังเมื่อนำเสนอ

นอกจากนี้บางครั้งอาจพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สองหรือมีการใช้คำศัพท์เฉพาะ การใช้คำยากๆคุณจะไม่ได้รับการตอบสนองจากผู้ฟัง

” เป็นความคิดที่ผิดอย่างยิ่งที่หลายคนมักเข้าใจว่าการพูดศัพท์ยากๆจะทำให้ผู้พูดดูดีและเหนือกว่าผู้ฟัง ” 

ดังนั้นการใช้ภาษาที่ผู้ชมของคุณเข้าใจจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ความมั่นใจ

หากคุณมีการเตรียมความพร้อมก่อนการทำ Tool Box Talk จงมั่นใจเมื่อถึงเวลาพูดนึกถึงข้อความที่คุณต้องการส่งต่อไปยังผู้รับฟังจุดประสงค์ของการพูดคุยแบบ Tool Box Talk คือการส่งข้อมูลด้านความปลอดภัยที่เป็นประโยชน์ไม่ใช่เพื่อค้นหาว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับคุณ

ผู้ฟังส่วนใหญ่เคารพความมั่นใจในการนำเสนอต่อหน้ากลุ่มและต้องการแสดงความเคารพต่อคุณในฐานะวิทยากรการแสดงความมั่นใจเป็นรูปแบบหนึ่งของการเคารพตัวเองและหากคุณมีความมั่นใจจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการพูดได้มากขึ้น

• สบตา

การสบตาสะท้อนถึงความมั่นใจของผู้พูด หากผู้พูดหลีกเลี่ยงการสบตาแสดงให้เห็นว่าผู้พูดไม่มีความมั่นใจนอกจากนี้การสบตาผู้รับฟังในขณะทำ Tool Box Talk ยังช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับผู้ฟังได้ดีอีกด้วยการมองดูผู้ฟังจะทำให้คุณเห็นภาพได้ว่าคุณกำลังพูดดังพอหรือไม่หรือพวกเขาเข้าใจข้อความของคุณหรือไม่

• แบ่งปันประสบการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้น

การพูดคุยแบบ Tool Box Talk หากคุณใช้เวลาแบ่งปันประสบการณ์ส่วนตัวหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่พูดมักจะสร้างความน่าเชื่อถือและรักษาความสนใจของผู้รับฟังได้เป็นอย่างดีคุณสามารถใช้ประโยชน์จากหัวหน้างานหรือพนักงานเพื่อแบ่งปันเรื่องราวของตนเองได้เช่นกันไม่จำเป็นว่าคุณต้องเป็นคนเดียวที่พูดในระหว่างการทำ Tool Box Talk

• อนุญาตให้ผู้รับฟังมีส่วนร่วม

ในระหว่างการพูดคุยแบบ Tool Box Talk คุณสามารถให้ผู้ที่รับฟังมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็นหรือพูดถึงประสบการณ์และเรื่องราวต่างๆที่เป็นประโยชน์ด้านความปลอดภัยแต่หากบางคนไม่กล้าที่จะแสดงความคิดเห็นต่อหน้าคนจำนวนมากคุณอาจกำหนดช่องทางในการรับฟังความคิดเห็นแล้วนำมาพูดในการทำ Tool Box Talk ครั้งถัดไป

• อย่าเป็นคนที่รู้ทุกอย่าง

การพูดคุยแบบ Tool Box Talk คุณไม่ได้รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ในวงพูดคุยจะมีเพื่อนร่วมงานของคุณที่รู้ข้อมูล จะเสริมและเพิ่มเติมให้กับคุณเอง หรือหากจำเป็นหากคุณอาจไม่เชื่อว่าสิ่งเหล่านั้นว่าถูกต้อง หรือไม่แน่ใจก็อาจจบการพูดคุยว่าพวกเราจะต้องไปหาข้อมูลเพิ่มเติมกันต่อและมาสรุปในครั้งถัดไป

จงระวังอย่าเป็นคนที่ยืนกรานว่าสิ่งที่เพื่อนร่วมสนทนาพวกเขาพูดผิดเพียงเพื่อรักษาหน้าคุณเอง หรือทำให้คนอื่นดูแย่นั้นคือความสูญเสียความน่าเชื่อถือในฐานะวิทยากร และ บรรยากาศในการทำ Tool Box Talk

• พูดคุยให้สนุก

ในการพูดคุยแบบ Tool Box Talk ควรมีความยืดหยุ่นและรู้สึกอิสระในการแสดงออกขณะพูดคุยไม่เพียงแต่ทำให้คุณรู้สึกสบายใจในขณะพูดแต่ยังช่วยรักษาความสนใจของผู้ชมอีกด้วยอย่าคิดว่าการพูดคุยจะต้องเป็นการสนทนาที่เข้มงวดหรือเคร่งเครียดมากเกินไป

สรุป

การนำ Tool Box Talk เป็นวิธีการสื่อสารเพื่อส่งข้อมูลที่เกี่ยวกับความปลอดภัยให้กับผู้รับฟังในที่ทำงาน เป็นการบอกให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับขั้นตอนหรือข้อมูลที่สำคัญเพื่อให้พวกเขาสามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานของพวกเขาได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การทำ Tool Box Talk มักใช้เวลาไม่นาน แต่หากมีจำนวนผู้ฟังมาก อาจทำให้การสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพเพราะไม่สามารถถึงทุกคนได้ในคราวเดียว ดังนั้น คุณสามารถแบ่งกลุ่มผู้ฟังเป็นกลุ่มย่อยเพื่อให้การสื่อสารและการพูดคุยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพกว่า นอกจากนี้ การแก้ไขการพูดคุยใน Tool Box Talk เพื่อให้ผู้ฟังมีโอกาสแสดงความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะก็เป็นสิ่งที่สามารถกระทำได้ เพื่อสร้างการสนับสนุนและการเปลี่ยนแปลงที่ดียิ่งขึ้นในองค์กรของคุณ